La decisión de elegir un ERP es una cuestión clave para cualquier empresa y, especialmente en una PyME requiere el involucramiento de la alta dirección para definir el alcance, los problemas a resolver, la inversión y los recursos necesarios para el proyecto.
El punto de partida
Lo primero que tenemos que analizar es cual es el punto de partida a nivel tecnológico de la compañía. Lo ideal sería comenzar con la ejecución de un diagnóstico que permita obtener un claro panorama de situación en diferentes cuestiones:
- Infraestructura tecnológica: hardware disponible, servidores, nivel de actualización, bases de datos, ciberseguridad. Qué aplicaciones funcionan localmente (on premise) o en la nube.
- Software: Sistemas y aplicaciones que se utilizan en la empresa (desde sistemas operativos, herramientas de oficina, sistemas de gerenciamiento de procesos, administración de la producción, gestión contable e impositiva, logística, portales, etc. Dimensionamiento de cuantos usuarios tenemos en cada una, licencias, usuarios activos, inactivos, etc.
- Recursos y presupuestos: Qué recursos destina la empresa al mantenimiento de su estructura tecnológica (suscripciones, costos de personal, inversión en hardware, software, etc.)
- Problemas/ dolores: Qué problemáticas o desvíos surgen del uso de la tecnología existente. Qué aspectos no están cubiertos por la plataforma tecnológica actual, qué áreas de la empresa necesitan mayor nivel de digitalización, qué nivel de integración tienen las aplicaciones existentes, qué información puedo obtener de cada una de ellas, entre otras cuestiones.
El resultado de este tipo de análisis es un gran punto de partida para plantear las diversas fases del proyecto, dimensionarlo en términos de recursos, cantidad de usuarios, trazar un plan de trabajo y ejecutarlo de manera que efectivamente cubra las necesidades de la empresa.
Cómo plantear la selección de las diferentes opciones?
Lo primero a comprender son las alternativas existentes a nivel de plataformas tecnológicas o sistemas de gestión para PyMEs. Las 3 categorías de soluciones más comunes son las siguientes:
Soluciones World class: Son aquellas consideradas como un activo intangible para una compañía. Es decir, una solución de esta categoría implica una inversión concreta que se capitaliza y contabiliza como un patrimonio empresarial tal como lo es una propiedad, oficinas, depósitos u otros activos reales. En esta línea se encuentran las denominadas ERP (Enterprise Resource Planning) que resuelven la operación completa de la compañía (contabilidad, gestión de la operación/ fabricación/ producción, recursos humanos, CRM, abastecimiento y compras). Toda la operación del negocio en una única solución. Hasta hace poco tiempo, las opciones en este sentido eran escasas en lo que refiere al mundo de las empresas pequeñas y medianas.
SAP, líder mundial en sistemas de gestión (ERP) fue uno de los pioneros a través de la solución SAP Business ONE. Un producto pensado para gestionar una PyME al más alto nivel, incorporando las mejores prácticas y procesos de negocio. A nivel internacional tiene una historia de más de 20 años y en Argentina se encuentra disponible desde 2016, contando a la actualidad con más de 700 clientes en decenas de industrias. Otras soluciones, aunque mucho menos populares en Argentina y el mundo, son Business Suite de Oracle, Infor, SAGE Adonix y Microsoft Dynamics.
Locales/ nacionales: En este plano aparecen los sistemas de gestión desarrollados localmente, con grandes bases de usuarios en su país de origen y buenas localizaciones impositivas pero que no resuelven la totalidad de la operación de una compañía ni se integran bien con otras plataformas que conviven en la organización. Generalmente son sistemas contables e impositivos que incorporan algún módulo adicional para la gestión de clientes o algún proceso productivo parcial o específico.
Es muy importante diferenciar un sistema contable de un sistema de gestión integral (ERP) a la hora de decidir cómo se pretende gestionar la empresa. Los primeros responden bien a las particularidades y complejidades impositivas locales pero resultan complejos de integrarse con otras aplicaciones u obtener información analítica y plantear o diseñar procesos específicos sobre ellas. Asimismo, la mayoría de estas soluciones (las más populares) cuentan con un core tecnológico desarrollado hace muchos años que dificulta su operación en la nube, la integración con herramientas analíticas de explotación e integración con otras aplicaciones. Y cabe aclarar también que se encuentran muy lejos de operar en línea con tecnologías disruptivas como IA, Machine Learning, Blockchain, IOT o Industria 4.0. Entre estas soluciones, las más conocidas en Argentina son Tango Gestión, Sistemas Bejerman, Calypso y Buenos Aires Software.
Sistemas a medida: Una práctica muy común entre las PyMEs argentinas es el desarrollo de software a medida. Una creencia instalada en el mundo empresario PyME se materializa en la frase: “mi negocio es único y particular y necesito desarrollar algo a medida”. Esta afirmación podría tener algún sentido si nos paramos 2 décadas atrás. En la actualidad, los sistemas “enlatados” han recorrido un enorme camino, pudiendo resolver todas las particularidades y procesos existentes en casi todas las industrias. Hoy en día cualquier empresa puede encontrar respuesta en un sistema ya desarrollado ahorrando tiempos y costos de desarrollo e implementación (reales y ocultos). Además, este tipo de opciones no cuentan con la actualización tecnológica requerida, enriquecimiento de un ecosistema de clientes, desarrolladores e implementadores y lo más grave: encierra al cliente en una dependencia total del proveedor/ desarrollador.
Qué puntos fundamentales hay que evaluar?
A la hora de plantear las alternativas, el empresario debe evaluar varios puntos fundamentales:
Base instalada:
Qué cantidad de implementaciones exitosas o usuarios tiene la solución en el país.
Red de implementadores:
Es importante verificar la existencia de una red de especialistas/ implementadores que conozcan la tecnología, sus parámetros, mantenimiento y resolución de las diferentes problemáticas de negocio.
Respaldo empresarial:
Qué experiencia local e internacional, reconocimiento y respaldo tiene la solución en el mercado para responder ante cualquier inconsistencia, incumplimiento y problemática.
Experiencia de industria:
No todas las actividades responden a los mismos procesos ni tienen los mismos componentes operativos. La gestión de una empresa constructora nada tiene que ver con una empresa comercial o prestadora de servicios y mucho menos con una manufacturera. Una solución de gestión que tiene una diversa red de implementadores puede ayudar a la empresa a resolver las cuestiones particulares de cada industria o actividad a través de add-ons o verticales de industria que resuelven la problemática productiva y operativa acelerando la ejecución del proyecto y respondiendo rápidamente ante las particularidades de un rubro específico.
Escalabilidad:
Ser PyME implica un estado en el proceso de desarrollo empresarial. Una compañía puede pasar de ser pequeña a mediana y de mediana a grande en poco tiempo. Y ese paso de una etapa a la otra es uno de los motivos más frecuentes que disparan la necesidad de hacer un cambio en el sistema de gestión. El problema de ese traspaso radica en la escala de operaciones. El incremento del volumen de transacciones es lo que hace que muchas de las soluciones locales o “a medida” queden obsoletas.
Tecnología:
El vertiginoso avance de la tecnología requiere una plataforma ágil, actualizada y abierta que permita interactuar nativamente con las plataformas existentes y nuevas tecnologías que se van incorporando a la gestión empresarial (e-commerce, plataformas en la nube, bases de datos, blockchain, internet, IOT, entre otras).
En definitiva, para elegir un sistema de gestión adecuado desde una óptica empresarial debemos considerar principalmente cómo esa inversión va a colaborar en el desafío de tener una empresa más eficiente y rentable. Analizar si el desembolso que implica el proyecto puede capitalizarse como un activo intagible o simplemente estamos comprando una herramienta de software que no forma parte de nuestro balance. Cómo nos va a acompañar en el proceso de desarrollo de la compañía en el corto y mediano plazo, preguntándonos: Está solución será viable para el tamaño/ volumen de transacciones en 3 ó 5 años?; la inversión que tendremos que realizar en la compra de la solución e implementación redundará en ahorros, eficiencia de procesos y una mejor planificación del negocio?
La elección de un ERP o sistema de gestión es una decisión estratégica que, si es acertada podrá convertirse en una clara ventaja competitiva para la empresa.
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